Вы должны начать планировать конференцию как минимум за шесть месяцев до даты. (Для более крупной конференции планирование может начинаться за год вперед.) Вы должны отслеживать множество нюансов. Для того, чтобы облегчить этот процесс, вы можете доверить процесс организации конференции специалистам.
У вас наверняка есть миллион вопросов. С чего начать? Как найти подходящих спикеров для выступления? Какое место лучше всего соответствует вашим потребностям?
Не беспокойтесь.
По правде говоря, даже несмотря на то, что организация конференции — ответственное мероприятие, вы не первый, кто столкнется с этим. Нет необходимости изобретать велосипед. Все дело в выполнении нескольких конкретных шагов.
Мы подготовили для вас руководство по организации конференции. Оно проведет вас через основные этапы и свяжет вас с ценными инструментами и статьями, которые сделают вашу работу намного проще. Шаги не строго хронологические, ведь вы вполне можете начать связываться с потенциальными выступающими до того, как выберете место встречи, но они дают вам приблизительное представление о том, на чем следует сосредоточиться в первую очередь.
Готовы начать организацию конференции?
Шаг 1. Определитесь с темой
Каждой великой конференции нужна тема. Какое объединяющее послание донесут ваши спикеры и что станет основным выводом для участников конференции?
Лучшие темы броские, понятные и вызывают эмоциональный отклик. Вы хотите, чтобы конференция вдохновляла и стимулировала разговор. Ваша тема должна позволять это.
Например, тема «Сильная команда», вероятно, лучше, чем «Повышение эффективности за счет расширения межфункционального сотрудничества».
Эта тема — больше, чем просто призыв всех участников, она также будет направлять ваш брендинг и продвижение, от разработки логотипа до создания хэштегов в социальных сетях и печати ваших плакатов, брошюр и других материалов.
Шаг 2: соберите свою команду
Скорее всего, вы не будете организовывать целую конференцию в одиночку.
Вам понадобится специальная команда людей, которая возьмет на себя ответственность за различные аспекты планирования, переговоров и продвижения. Ваша основная команда, вероятно, будет включать несколько специалистов.
