Соглашение об электронном документообороте с ПФР — бланк
Об обмене документами в электронном виде
Обмен неформализованными документами
Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
Заполнение заявления на подключение к отчетности
Как составить соглашение на ЭДО
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.Дзен
Об обмене документами в электронном виде
Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:
- Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
- Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
- Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
- Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
- После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
- Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
- Время сдачи документов значительно сокращается.
Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.
Обмен неформализованными документами
Использование телекоммуникационных каналов связи позволяет не только осуществлять сдачу отчетности, но и обмениваться неформализованными письмами в виде вложений с электронной подписью. Сервис неформализованного документооборота с ПФР называется «Письма ПФР». Он позволяет вести переписку, обладающую юридической значимостью, в электронном формате.
Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:
- Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
- Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
- Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.
Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его.
Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:
- установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
- заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
- назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.
На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.
Заполнение заявления на подключение к отчетности
Заявление на подключение к электронной отчетности с ПФР необходимо заполнять только после выбора уполномоченного представителя или центра по оказанию услуг по обмену данными. Это условие является обязательным, так как в соглашении должны быть прописаны сведения об этой компании. Помимо того, нужно указать следующую информацию:
- название, ИНН и ОГРН предприятия, адрес его регистрации и фактического расположения;
- номер регистрации в Пенсионном фонде;
- реквизиты банковского счета;
- среднесписочная численность сотрудников;
- сведения об операторе связи и пр.
Иногда бланк заявления заполняется специалистами выбранного оператора ЭДО после подписания договора о предоставлении услуг электронного документооборота. Документ включает два раздела: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей.
Как составить соглашение на ЭДО
Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР можно скачать на официальной веб-странице ПФР.
Кроме того, форма может быть получена в территориальном подразделении фонда по месту нахождения организации. При заполнении соглашения следует внимательно указывать все требуемые сведения.
При обнаружении ошибок специалисты Пенсионного фонда вынуждены будут вернуть документ на доработку, а срок подключения перенести.
***
Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте.
Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР.
Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.
Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР
Компания СКБ Контур предоставляет налогоплательщикам возможность отчитаться в ПФР по ТКС с помощью самой востребованной системы сдачи электронной отчетности Контур.Экстерн.
Если ваша организация ещё не является абонентом системы, то для подключения вам необходимо отправить заявку или обратиться в ближайший к вам сервисный центр.
Перед подключением выберите подходящий тарифный план с возможностью отправки всех видов необходимой вам отчетности в ПФР.
Ответы на все уточняющие вопросы вы можете получить в сервисном центре по месту подключения.
Оформление юридических документов
Для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР).
Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.
Примечание 1: страхователи, неправильно оформившие Соглашения и/или Заявления, приравниваются органами ПФР к страхователям, не оформившим Соглашения. Такие страхователи будут вынуждены предоставлять сведения на бумажных или магнитных носителях в Управление ПФР.
Примечание 2: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации.
Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности.
Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
Какие данные указывать об Операторе и СКЗИ в заявлении о подключении к электронному документообороту
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
Особенности для страхователей 02
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:
- страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
- уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.
Особенности для страхователей 23 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
Особенности для страхователей 53 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
Важно:
Особенности для страхователей 66 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
Особенности для страхователей 74 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, помимо заявления и соглашения заполните карточку страхователя (приложение к соглашению). Ее нужно будет передать в Удостоверяющий центр для изготовления сертификата КЭП.
Заполните карточку страхователя, отнесите её в Пенсионный фонд, который подпишет и заверит её печатью. После этого обратитесь в сервисный центр СКБ Контур с подписанной и заверенной ПФР карточкой и получите открытый ключ сертификата электронной подписи.
Если вы уже подключились к Контур.Экстерну и получили сертификат электронной подписи, карточку страхователя заполнять и относить в ПФР все равно необходимо. Уточните в ПФР порядок действий.
Если в ПФР попросят поставить подпись уполномоченного лица и печать УЦ, обратитесь в ваш сервисный центр.
Особенности для страхователей 78 и 47 регионов
С 01.09.2014 во всех УПФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области для всех страхователей введена единая форма заявления о подключении к электронному документообороту.
Заявление нужно заполнить и подписать в ПФР в 2 экземплярах. В графе «Спецоператор» укажите АО «ПФ «СКБ Контур».
Если произошла смена спецоператора связи, но реквизиты остались теми же, необходимо:
После выполнения этих действий можно начинать отчитываться в ПФР.
Особенности для ИП
До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:
- нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
- предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
- заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.
Особенности для страхователей 86 региона
Чтобы начать отчитываться в ПФР 86 региона:
Пфр электронный документооборот
Главная » Пенсионный фонд » Пфр электронный документооборот
УП электронного документооборота ПФРЭлектронная почта: [email protected]
ПФР по Республике совместных действиях по контроля отчетности, подписанный вашей организации превышает данных формирования электронной цифровой
Генеральская, д.3, оф. заключения соглашения об работы с ЭП. 2015 года. Единая по ОПС;
виде.ПК «Такснет-Референт»* Обратиться в районное«Электронный документооборот является прогрессивной по телекоммуникационным каналамСлужба технической поддержки Карелия подписано Соглашение
организации и функционированию ЭЦП территориального органа 25 человек, а
Список уполномоченных представителей, действующих подписи. 437; обмене электронными документами
Заключить договор с удостоверяющим форма отчетности РСВ-1иные сведения, необходимые дляПФР рекомендует всем организациямКонтактный тел.
Управление ПФР с и перспективной системой связи (скачать файл — электронная почта: о совместных действиях системы представления сведений ПФР. также численность работников на территории УльяновскойУслуги по представлению индивидуальных
тел.: (343)382-08-08 размещен на сайте центром, оказывающим услуги ПФР была введена корректного начисления страховой переходить на электронный
677-7768 оформленной заявкой для передачи данных:
–Соглашение).
[email protected] по организации и о застрахованных лицахПосле этого необходимо отправить у вновь созданных области сведений о застрахованныхE-mail: [email protected] ПФР в разделе по созданию и для всех категорий и накопительной пенсий. документообмен. При этом8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный) её согласования и- Система обеспечивает высокуюВременный порядок по взаимодействию
Телефон: (495) 647-70-00 функционированию системы представления в электронном виде в территориальный орган организаций (в том
Сотрудники, ответственные за ЭДО лицах в электронномООО «Такском» (Екатеринбург) «Страхователям — Электронный поддержке ключей ЭП. страхователей, производящих выплатыРаботодатели, которые выплачивают заработную отчеты можно приноситьООО «Русь-Телеком»
заключить «Соглашение об достоверность и надежность между территориальными органами доб. 4602, (4812) сведений о застрахованных по телекоммуникационным каналам ПФР протокол контроля,
числе при реорганизации)
в УПФР виде по телекоммуникационнымСПРИНТЕР документооборот», а такжеНазначить ответственное лицо из и прочие вознаграждения плату физическим лицам,
в ПФР вwww.rus-telecom.ru обмене электронными документами учета и контроля ПФР РК и 65-32-42 лицах в электронном связи и об подписанный своей ЭЦП,
превышает этот предел,УПФР каналам связи осуществляют620109, г.Екатеринбург, ул.Крауля, 9″А»;
физическим лицам. В должны рассчитать и электронном формате с«Фельдъегерь» в системе электронного потока документов, гарантированное страхователями при представленииРежим работы: в виде по телекоммуникационным обеспечении взаимного признания
что является подтверждением вам необходимо сдаватьФИО организации, заключившие соглашения
(343) 278-59-29 в управлениях ПФР. за использование ключей отчете освещается информация перечислить страховые взносы электронной подписью личноКонтактный тел. представительства в документооборота ПФР по соблюдение конфиденциальности передаваемой документов через уполномоченных рабочие дни с каналам связи и сертификатов ключей подписи
получения протокола. Если отчетность в ПФРКонтактный телефон с Отделением Пенсионногоwww.taxcom.ruНа территории Свердловской области ЭП.
по взносам на в государственные внебюджетные или пересылать по г.Санкт-Петербурге телекоммуникационным каналам связи». информации; представителей в электронной
6:00 до 22:00
об обеспечении взаимного
с ООО «ПетроКрипт»
пришел протокол проверки
в электронном виде
УПФР в г. Барыше фонда РФ по
e-mail: [email protected] поставщиками услуг удостоверяющего
Обеспечить защиту от несанкционированного ОПС и ОМС,
фонды. Расчет взносов телекоммуникационным каналам связи.
311-85-54
* По готовности к- Система позволяет направлять
форме по телекоммуникационным (время московское)
признания сертификатов ключей
(региональным стратегическим партнером отчетности, в котором
с электронно-цифровой подписью и Барышском районе
Ульяновской области.
ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» центра, средств криптографической
доступа к оборудованию, начисленным и уплаченным
осуществляется по мере
Страхователи обязаны предоставлять вООО «Электронный экспресс»
началу работы осуществить отчетность с рабочего
каналам связи
Региональный представитель удостоверяющего центра подписи с ООО
ЗАО «СКБ Контур», содержатся сообщения об
(ЭЦП).
Дергунова Ольга БорисовнаДля подключения к системе
г. Уфа защиты информации и
на котором установлены
в отчетном периоде. начисления оплаты труда, ПФР отчетность по
www.garantexpress.ru тестовый обмен сообщениями
места страхователя в
Скачать файл — Временный ООО «Русь-Телеком»: «Объединенные КриптоСистемы».
г. Екатеринбург). ошибках, необходимо устранить
При желании любой страхователь
8 425 322 668
электронного документооборота Пенсионного«VipNet ЭДО Отчет»
программного продукта для
вышеизложенные программы, и
Также в форму а перечисление взносов
страховым взносам на
«ГАРАНТ Электронный Экспресс»
с Управлением ПФР. любой день, в порядок по организацииИП Мизинцев Федор Андреевич
По вопросам организацииС 27.09.2016 г. действует
их и повторно независимо от численности
УПФР в г. Димитровграде фонда РФ страхователи
г. Уфа, 450015, ул.
представления сведений по к магнитным носителям
вносятся данные персонифицированного
нужно производить в
обязательное пенсионное и8-800-333-88-88 (звонок бесплатный)Особенности электронного документооборота в любое время суток;
информационного взаимодействия междуИНН: 101302451501
электронного документооборота с
прямое Соглашение между представить отчетность в работников может сдавать
и Мелекесском районе
заключают договор с
Карла Маркса, д.
телекоммуникационным каналам связи
ключей.
учета.
следующем месяце
медицинское страхование, а
ЗАО «Сервер-Центр» /Деловая сеть/ ПФР.- Система позволяет оперативно территориальными органами ПФР
Адрес: 185031. Республика Карелия, использованием указанной технологии Отделением ПФР по территориальный орган ПФР отчетность в ПФР
Штолик Ольга Станиславовна
одной из указанных 37, корпус 4,
являются:Для проверки готовности кЕдиная форма отчетности позволиладо 15-го числа также сведения персонифицированногоwww.atlas-2.ru
pfrf.ru
Электронный документооборот с ПФР
- Сведения индивидуального (персонифицированного) исправлять ошибки, обнаруженные Республики Карелия и i Петрозаводск, ул. необходимо обращаться в: Республике Карелия и в сроки, оговоренные в электронном виде8 423 524 865 выше организаций об офис 406Организация началу работы необходимо уменьшить объем отчетной
- . учета по всемСистема «Отчетность» учета, представляемые в органами ПФР в страхователями (плательщиками страховых Ленинградская, д. 6-Б.
- а)ООО «Объединенные КриптоСистемы» ЗАО «ПФ «СКБ нормативными правовыми актами. с ЭЦП. ОтчетностьОтдел ПФР в Базарносызганском оказании услуг специализированного
Бизнес центр «Капитал»Технология электронного документооборота произвести тестовый обмен информации и неПо итогам отчетного периода сотрудникам по единой[email protected] Управление ПФР, относятся представленных документах, с
Какие сведения представлять в ПФР?
взносов) при представленииТелефон: 8(911)402-92-16. 8(8142)595-567.
: Контур» о совместныхРаспоряжение Правления ПФР от можно сдавать в районе оператора при представленииТел: +7 (347)Адрес, контакты сообщениями с Пенсионным допустить расхождений между страхователи обязаны отчитываться форме отчетности, утвержденнойОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» к категории персональных рабочего места страхователя
документов через уполномоченныхКонтактное лицо: Мизинцев Федор185031, Республика Карелия, действиях по организации 11.10.2007г. № 190р электронном виде сДмитриева Ольга Ивановна сведений в территориальные 292-24-29,ЗАО «ПФ «СКБ-Контур» (г. фондом, после чего предоставляемыми организацией сведениями
- в Пенсионный фонд Постановлением Правления ПФР,
- www.iitrust.ru
- данных. Их подготовка,
неоднократно за один представителей в электронной Андреевич г. Петрозаводск, ул. информационного обмена по (в редакции распоряжения ЭЦП лично либо8 424 021 605 органы ПФР вфакс: +7 (347) Екатеринбург) уже перейти на по персонифицированному учету
Сведения персонифицированного учета о застрахованных лицах
по начисленным и который зарегистрирован в«ViPNet ЭДО Отчет» пересылка и обработка день; форме по телекоммуникационнымe-mail: [email protected] Заводская, д.5, оф. по телекоммуникационным каналам Правления ПФР от по телекоммуникационным каналамУПФР в Вешкаймском районе электронном виде по
291-12-10«Контур-Экстерн» постоянную рабочую деятельность. и страховым взносам. уплаченным взносам, то Министерстве юстиции РФ8-800-250-0-260 (звонок бесплатный) осуществляется в соответствии- Для бухгалтера отпадает каналам связи с
ООО «Объединенные КриптоСистемы» («ОКС») 320 связи 10.06.2009 № 116р, связи (ТКС).Ишмуратова Наталья Евгеньевна
телекоммуникационным каналам связи.Отдел продаж:г. Екатеринбург, ул. Космонавтов,Порядок электронного документообмена
- Единая отчетность сдается в есть ежеквартально. Прием
Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности — необходимое условие для сдачи отчетов по ТКС в Пенсионный фонд. Мы расскажем вам о том, где взять бланк для заявления в фонд и какие сведения в нем нужно указать.
Виды электронной отчетности в ПФР
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности
Итоги
Виды электронной отчетности в ПФР
После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ;
- ОДВ-1;
- СЗВ-ИСХ;
- СЗВ-КОРР.
Подробнее об отчетности в ПФР узнайте из публикации «Как заполнить и сдать отчетность в ПФР за год?».
При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:
- в виде документов в бумажной форме;
- электронной форме.
Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.
Чем отличается усиленная ЭЦП от обыкновенной, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее.
Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности
После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда.
Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:
- ИНН;
- ОГРН;
- юридический и фактический адреса страхователя;
- его регномер в ПФР;
- расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
- прочие данные.
Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.
Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Итоги
Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.
Соглашение об обмене электронными документами с ПФР
После регистрации собственного дела необходимо тесно контактировать не только с налоговой инспекцией, но и с другими организациями. Не лишним будет подписать соглашение об обмене электронными документами с ПФР – это поможет упростить процесс сотрудничества с данной организацией и другими фондами.
Подобное соглашение подписывается тогда, когда индивидуальный предприниматель или представитель ООО намерен сотрудничать с Пенсионным фондом РФ в электронной форме. Такая методика работы позволяет сэкономить большое количество времени, сил и денежных средств, ведь теперь можно пересылать информацию по почте.
Образец данного соглашения вы можете получить, обратившись в отделение Пенсионного фонда РФ по вашему региону. Также документ можно скачать на официальном сайте данной структуры. Необходимо будет заполнить его в двух экземплярах. Обе копии должны быть заполнены и завизированы представителями Пенсионного фонда, одна из них останется у вас, а вторую нужно будет отдать в ПФР.
При отправлении отчета о деятельности ПФР должен будет провести автоматическую проверку наличия у предпринимателя специального соглашения, которое было подписано при регистрации в налоговых органах. Данные об этом соглашении должны быть указаны в системе СБиС, при этом они должны быть указаны максимально корректно.
Вы можете уточнить номер соглашения и дату его заключения, обратившись в местное отделение Пенсионного фонда России, а также на его официальном сайте. При работе с сайтом необходимо указывать вашу личную информацию, при этом она остается конфиденциальной, никто не сможет ее использовать в своих целях и навредить вам.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП.
Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО.
Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:
- электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
- файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
- принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.
Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.
Соглашение об электронном документообороте с ПФР предусматривает, что абоненту придется самостоятельно приобретать и устанавливать программное обеспечение. В дальнейшем страхователю необходимо сделать все, чтобы ПО работало корректно. Вся информация в электронно-цифровой подписи должна быть защищена с помощью криптографических систем.
Именно абоненту придется оплачивать все средства связи, с помощью которых передаются все рабочие материалы, связанные с отчислением налогов. ПФР в данном случае не нуждается в предоставлении документов, подтверждающих оплату, данная процедура полностью ложится на плечи абонента.
Пенсионный фонд в данном случае может помочь абоненту и предоставить ему список организаций, которые занимаются созданием и сертификацией ЭЦП. Ключи шифрования также создаются данными предприятиями: страхователю понадобится лишь своевременно оплатить услуги и предоставить электронно-цифровую подпись в ПФР.
Как осуществляется обмен?
Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР
Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2018. Подробнее об этих тонкостях в материале.
Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.
Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.
Что нужно для подключения электронного документооборота
Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:
- заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
- соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации.
Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом.
Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.
Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.
Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.
Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:
- наименование организации;
- ИНН, КПП;
- регистрационный номер в ПФР;
- данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
- юридический и фактический адрес;
- среднесписочная численность сотрудников.
После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.
В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.
Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.
Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР
Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены.
Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя.
После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.
Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.
Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.
После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.
Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности
Заявление стандартной формы
Соглашение с ПФР
