Важность своевременного уничтожение архивных документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

]

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

• для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

• для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

К записи 301 комментарий

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения. Кондакова Н

В процессе деятельности организации создается огромное число документов. И несмотря на то что любой документ имеет свой срок хранения, многие работники продолжают «складировать» документы, срок хранения которых давно истек. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье.

В процессе деятельности любой организации создается значительнее число документов, однако их ценность неодинакова. Различная ценность информации, зафиксированной в документах, обуславливает необходимость ее внимательной оценки.

Основные критерии определения ценности документов

Основным критерием определения ценности документов является их содержание.

Документы, содержащие справочную (оперативную) информацию, нецелесообразно хранить продолжительное время, так как после использования такой информации в оперативных целях они теряют свое значение.

В то же время те документы, которые могут быть использованы в научных или практических целях, нужно хранить более продолжительное время или постоянно.

В зависимости от ценности информации, содержащейся в документах, можно выделить 3 группы документов:

– постоянного срока хранения; – временного свыше 10 лет срока хранения;

– временного до 10 лет включительно срока хранения.

В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.

Основание для отбора документов к уничтожению

В процессе выделения документов к уничтожению необходимо, прежде всего, отобрать дела, не имеющие практического или научного значения. Этот отбор осуществляется на основании установленных сроков хранения документов и дел. Сроки хранения документов и дел определяют в результате экспертизы ценности.

В процессе экспертизы ценности определяют ценность или значение документов организации и сроки их хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организациях создают постоянно действующую экспертную комиссию.

Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения

Для уничтожения документов и дел временного хранения необходимо произвести следующий алгоритм действий.

Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения

Шаг 1. Создаем экспертную комиссию.

Основной функцией экспертной комиссии является рассмотрение и принятие решений по вопросам экспертизы ценности. Данная комиссия принимает решения о согласовании и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее 3 человек. В данный состав обязательно входят заведующий архи¬вом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер.

Также в состав экспертной комиссии лучше включить и работника кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу.

В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в состав этой комиссии в обязательном порядке включают работника этого архива.

Образец приказа о создании экспертной комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Председателем экспертной комиссии назначают одного из руководящих работников организации (как правило, заместителя руководителя).

Хранение и уничтожение документов

Согласование передачи документов на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.

Хранение и уничтожение документов

Перед передачей дел в архив предприятия на хранение выделяются дела временного хранения — сроком не превышающим 10 лет, дела длительного хранения — более 10 лет и дела, которые хранятся постоянно. Также определяются дела с истекших сроком хранения, которые потеряли свою информационную ценность, подлежащие уничтожению.

Хранение и уничтожение документов проводится на основании составленного акта о выделении дел к утилизации или, оформленной в установленном порядке, описи дел для передачи на хранение в архив предприятия.

Опись дел на хранение

В описи дел содержится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем организации.

Описи дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, подготавливаются секретарем в первом квартале года, идущего за годом, в котором было завершено дело делопроизводством. При незначительном документообороте описи могут создаваться за ряд лет.

Дела подготовленные для передачи на хранение в архив должны быть помещены в твердую обложку и сшиты на 4 прокола. Все металлические скобки и скрепки удаляются, страницы нумеруются арабскими цифрами.

В начало дела подшивается лист, на котором делается внутренний список подшитых документов, а в конце прикладывается лист для заверительной записки.

 В заверительную записку включается информация о:

• литерных (25а, 25б) и пропущенных номерах листов,
• номерах листов с наклеенными документами,
• номерах листов большого формата, рисунков, карт, листов с конвертами и т.д.

На обложке каждого дела пишется наименование организации, номер и наименование дела, даты первого и последнего документа в деле, количество листов и сроки хранения дела, в том числе «хранить постоянно».

Акт на уничтожение

В акт о выделении дел к утилизации вносятся дела с истекшим сроком хранения, дела подвергшиеся неисправимому повреждению и т.п.

Секретарь подготавливает указанные дела для согласования с постоянно действующей экспертной комиссий. Эта работа ведется после выделения и оформления дел для передачи на хранение в архив предприятия.

В акте допускается не указывать полный перечень дел, а сгруппировать их заголовки, например, приказы по производственной деятельности, договоры подряда и т.д.

]

При этом указываются номера дел по номенклатуре, временной период документов находящихся в деле и количество дел в группе.

В конце акта прописывается общее число дел выделенных к уничтожению, ставится дата составления и подпись ответственного лица.

Выделенные к уничтожению дела сдаются в пункт приема вторсырья. После этого в акт на уничтожение дел вносится информация о дате и форме утилизации.

Хранение и уничтожение документов является важной частью делопроизводства на предприятии, т.к. некоторые виды дел (приказы по кадрам, личные карточки работников, ведомости начисленной зарплаты и т.д.

) имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована самими работниками или пенсионным фондом при оформлении пенсии гражданину.

Поэтому работу по выделению дел к уничтожению или передаче их на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным, опытным специалистам.

Подготовка документов к уничтожению

Уничтожение документов – важная и ответственная процедура в деятельности любой организации, которая требует не только соблюдения всех правил утилизации, но и тщательной подготовки к ней. Нарушение действующих требований в данной области чревато административной, а в отдельных случаях и уголовной ответственностью.

Основные мероприятия

Как известно, законному уничтожению подлежат только те документы, у которых истек установленный срок хранения. Для того чтобы вычленить эти бумаги из общей массы, первым делом проводится экспертиза ценности. Основная задача данной процедуры состоит в определении значения каждого документа и его дальнейшей судьбы.

Проведение экспертизы ценности возлагается на плечи специальной комиссии. Для осуществления качественной и полноценной оценки документов в ее состав входят не менее 3 человек. Это может быть архивист, представитель или заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, сотрудник юридического отдела и т.д.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя компании. При этом комиссия может быть как постоянно действующей, так и созываться 1 раз в год. На нее возлагаются следующие основные функции:

• создание номенклатуры дел с определением сроков хранения документов;
• выделение к уничтожению дел с истекшим сроком на основании тщательной полистной проверки;
• составление описи дел, подлежащих дальнейшему хранению;
• формирование акта о выделении документов к уничтожению;
• взвешивание отобранных к утилизации бумаг при наличии такой возможности;
• присутствие на процедуре ликвидации документов с целью подтверждения факта их полного уничтожения.

Ключевым моментом в работе экспертной комиссии, безусловно, является составление акта о выделении дел к уничтожению. По своей форме этот документ отличается от стандартной описи. Здесь нет необходимости прописывать наименование каждого дела, а достаточно просто указать общее количество дел по каждому из видов. Например, приказы по основной деятельности, количество единиц – 10 шт.

Для каждой такой группы дел в акте о выделении к уничтожению также прописываются крайние сроки завершения их делопроизводства, номера описей, а также индексы по номенклатуре или описи. Готовый документ обязательно должен быть подписан руководителем организации. Только после этого выделенные к уничтожению бумаги не подлежат дальнейшему использованию и передаются на утилизацию.

Не забывайте о том, что очень важно, чтобы всю подготовку к уничтожению документов осуществляли действительно компетентные в этих вопросах специалисты.

Предыдущая статьяСледующая статья

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

   В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

• бумаги можно сжечь;
• порвать вручную;
• использовать шредер;
• сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

• издаётся приказ о создании комиссии;
• создаётся экспертная комиссия;
• отбираются документы к уничтожению;
• составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов

  Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

• создание ЭК;
• состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим.

Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

В документ методично нужно внести:

• гриф утверждения;
• название папки с делом или документа;
• даты начала и окончания дела;
• индекс по номенклатуре;
• количество томов или листов;
• срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

• его дату и номер;
• основание (акт о выделении дел к уничтожению);
• распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
• способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

• способ уничтожения;
• исполнителя;
• опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

• документы точно больше не понадобятся;
• в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Уничтожение документов

Архив любой организации рано или поздно доходит до крайней точки наполненности, когда руководством компании принимается решение об уничтожении архивных документов.

 Уничтожение документов возможно только в случае истечения сроков их хранения, установленных нормативными документами для определения сроков хранения документов (Перечнями), при условии упорядочениядокументов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения требует юридически грамотного оформления в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Особенно это касается документов, содержащих конфиденциальную информацию. В этой статье мы расскажем, как правильно провести процедуру уничтожения документов.

Способы уничтожения документов

Уничтожение архивных документов возможно при помощи шредера и промышленного пресса (измельчение, гидрообработка и прессование).

Данный способ уничтожения применяется для бумажных документов (архивные и бухгалтерские документы, журналы, книги, рекламные материалы и т.д.).

Сжигание используется для всех видов документов.

Термическая обработка в высокотемпературной печи позволяет уничтожить, помимо бумаги, пластик и даже магнитную ленту. Сжигание подходит для уничтожения конфиденциальных документов.

Выездное уничтожение предполагает выезд к заказчику и утилизацию документов прямо на месте.

Уничтожение секретных документов

У многих государственных (министерств, силовых ведомств и др.) и некоторых коммерческих организаций существует вид документации, который содержит информацию особой значимости. В данном случае такого рода сведения подлежат уничтожению как секретные документы. К их уничтожению предъявляются высокие требования, которые бы обеспечивали безопасность и конфиденциальность процедуры.

Как закон регламентируют уничтожение секретных документов?

Хранение и уничтожение конфиденциальных документов государственной важности определяются положениями нормативно-правовых актов:

• Закон РФ N 5485-1 «О государственной тайне» от 21.07.1993 г.
• Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
• Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Уничтожение секретных документов проводится в безопасной зоне, которая исключает доступ посторонних лиц.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов

После проведения экспертизы ценности документов и выделения дел с истекшим сроком хранения комиссии в составе не менее трех человек принимает решение об уничтожение дел.

Члены экспертной комиссии утверждают каталожный перечень и рассматривают каждый документ на основании его значимости.

В соответствии с этим принимается решение о его ликвидации, при этом дела, выделенные к уничтожению, формируются в отдельный блок, который необходимо опечатать.

Перед уничтожением документы распечатываются и проверяются на предмет соответствия перечню. Необходимо внимательно проверить номера, количество страниц и приложений, дополнительные рисунки, схемы и вклейки.

После того как уничтожение было завершено, нужно составить акт уничтожения секретных документов на отдельном листе бумаги (1 экземпляр) для подшивки в папки строгой отчетности или нужно сделать запись в книге учета.

Уничтожения документов

Каждое предприятие, каким-бы родом деятельности оно не занималось, помимо основных задач неизменно сталкивается с вопросами хранения: технологической, финансовой, кадровой документации. 

Но каждый документ, в зависимости от важности и секретности находящейся в нем информации, имеет нормированные государством сроки хранения. Это минимальные сроки, которые документ обязан храниться на предприятии.

Окончательные сроки хранения каждого отдельного документа определяет комиссия в составе как минимум из трех специалистов под председательством руководителя предприятия. Каждый документ, подлежащий уничтожению, кладут в плотный бумажный мешок и опечатывают.

Опись документов вносится в протокол, а копия прикладывается к мешку.

Уничтожению подлежит информация на:

• бумаге;
• магнитной ленте;
• дискетах;
• дисках;
• флэш-накопителях.

Методы уничтожения документов (архивов)

Наибольшее распространение получили следующие четыре вида уничтожения архивных документов:

Метод
Суть метода
Достоинства
Недостатки

Химический
под воздействием химреактивов документы полностью разлагаются
надежность
дороговизна

Механический
уничтожение документов на месте в специальном устройстве — шредере, документы многократно разрезаются на тонкие, перемешивающиеся полоски
надежность; возможность выезда шредера к клиенту и повторной переработки

Термический
документы сжигаются в специальной печи
дешевизна; надежность

Закапывание
документы закапывают в землю на специальном могильнике
дешевизна
длительный период разложения

Химический, термический методы и закапывание могут быть рассмотрены лишь при условии при условии существования возможности вывоза бухгалтерских документов для уничтожения на территории утилизационной компании. Если же по различным соображениям вывоз документов нежелателен, то организовывают уничтожение документов шредером.

Существует определенный порядок уничтожения секретных документов. В зависимости от материала носителя определяют способ уничтожения документов и архивов. Если на предприятии существуют определенные условия, то документы могут быть уничтожены собственными силами. В противном случае заключается договор на утилизацию документов.

Перед уничтожением тщательно проверяют по описи количество:

• документов;
• страниц в каждом документе.

При уничтожении документов и архивов может присутствовать представитель заказчика. Утилизационные компании для доказательства полноты уничтожения документов практикуют производить видеосъемку всего процесса утилизации. По окончании составляется акт об уничтожении документов.

Юридические моменты

Прежде, чем заключить договор на утилизацию документов, необходимо удостовериться в наличии:

• государственной лицензии;
• документов о праве собственности или об аренде:
• автотранспорта;
• шредеров (в том числе передвижных);
• производственных площадей;
• земельных участков.

В акте об уничтожении документов фиксируются:

• список уничтоженных документов;
• способ и дата утилизации;
• подписи ответственных лиц.

Стоимость услуг по уничтожению архивных документов

Цена услуг по уничтожению:

• архивной;
• секретной;
• бухгалтерской;
• коммерческой

документации зависит от:

• объема документации;
• материала;
• периодичности и способа утилизации;
• транспортных расходов.

Сроки уничтожения документов

Конкретные сроки уничтожения документов зависят от:

• количества документов;
• регулярности их накопления;
• наличия договора.

Поделитесь информацией с друзьями в социальных сетях

Уничтожение документов

На сегодняшний день деятельность любого предприятия ведет к образованию большого количества документов. Именно поэтому для делопроизводства каждой компании особенно актуален вопрос правильного и своевременного уничтожения документов.

Информация, содержащаяся в данной статье, позволит вам хорошо разобраться в порядке уничтожении документации. После прочтения этого материала вы сможете абсолютно самостоятельно составить акт об уничтожении документов. Единственное, что вам понадобится – это найти время на данную работу.

Многие организации предпочитают привлекать к уничтожению документов сторонних специалистов, что ведет к тратам неоправданно больших денежных фондов.

Посредническая компания за отбор документов с истекшим сроком хранения на уничтожения в среднем берет по 45 за одно дело. Таким образом, если вам необходимо будет уничтожить 500 дел, придется заплатить специалистам 22,5 тысячи рублей.

Кроме того, вам придется дополнительно оплатить услугу составления акта на уничтожение. А это – как минимум 2 тысячи рублей или же по 40 рублей за каждую отдельную позицию в акте.

Согласитесь, что суммы серьезные, и компания вполне может потратить их гораздо более целесообразно.

Порядок уничтожения документов

Уничтожение всей документации, как в электронной форме, так и на бумажных носителях производится по единому порядку. Это также касается кадровых и бухгалтерских документов.

Документы, которые потеряли свое практическое значение, а также имеют уже истекший срок хранения, подлежат уничтожению. Для этого необходимо составить акт на уничтожение документов по установленной форме. Данный акт составляется по результатам проведения экспертизы ценности документов. В точности этот документ называется – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для определения сроков хранения документации и установления уже истекших необходимо сверяться с номенклатурой дел организации. При необходимости сроки могут быть уточнены согласно ведомственным и типовым перечням документов. Кроме того, практические соображения могут заставить вас увеличить сроки хранения тех или иных документов, однако, уменьшать их запрещено.

Чтобы определить сроки хранения документов, следует руководствоваться и другими актуальными требованиями в вашей отрасли. Это может быть тот или иной федеральный закон, постановление правительства, налоговый кодекс и т.д. Однако, абсолютное большинстве всех документов имеет срок хранения 5 лет, что установлено в типовом перечне.

Порядок составления акта

Дела могут быть включены в акт на уничтожение в том случае, если к 1 января того года, когда составляется акт, срок хранения этих документов уже истек. Иными словами, дело 2015 года, имеющее пятилетний срок хранения, может быть включено в акт не раньше 2021 года.

Акт на уничтожение должен содержать название структурного подразделения, которое указывается перед группой заголовков для каждого из таких подразделений. Заголовки для однородных дел следует вносить под одним общим заголовком, где также будет указано суммарное количество дел.

Не следует уменьшать или увеличивать суммарное количество позиций и число дел в каждой из них в составе акта на уничтожение.

Это поможет в последующем избавиться от возможных недоразумений, которые могут возникнуть ввиду различных несоответствий, например, из-за незаконного уничтожения или же формального сохранения дела.

Нормативные требования предполагают, что отбор дел в целях уничтожения следует осуществлять только при помощи полистного просмотра. Это необходимо для того, чтобы какой-нибудь важный документ не был случайно уничтожен.

Однако на практике этим правилом часто пренебрегают, особенно в тех случаях, когда документы все пять лет пролежали на полке и ни разу не понадобились.

В таком случае можно выборочно пролистать лишь некоторые дела, чтобы убедиться, что они и в самом деле больше не имеют практического смысла.

При составлении акта основная работа будет состоять в том, чтобы перенести в форму акта данные с обложек дел, которые были отобраны для уничтожения. Если обложка не имеет полного оформления, то недостающую информацию можно получить в номенклатуре дел предприятия, в том числе: заголовок и индекс дела, а также крайние даты.

Если сотрудник фирмы не имеет должной подготовки в области архивного дела, то самой сложной задачей для него станет подбор по перечню документов номера статьи с определенным сроком хранения. Однако, как только вы возьметесь за работу, без труда разберетесь и с этим.

В процессе этой работы необходимо понимать, что настоящий заголовок дела не всегда будет в точности соответствовать названию статьи, которое указано в перечне документов, поскольку их очень много, и охватить все невозможно. В перечнях документов указывают обобщенные наименования каждого типа документа.

Таким образом, к решению о том, к какой статье лучше всего отнести каждое конкретное дело, можно подойти с творческой стороны.

Данный акт должен подписать тот сотрудник, который осуществлял экспертизу ценности документов. После этого в акте на уничтожение необходимо сделать отметку о том, что он согласован с экспертной комиссией организации. Чтобы осуществить это, акт должен быть рассмотрен на заседании, после чего составляется протокол заседания экспертной комиссии.

]

Чтобы избежать возможных ошибок, необходимо внимательно отнестись к порядку утверждения акта. Акт об уничтожении документов должен быть утвержден руководителем компании:

• Для предприятий, которые передают документы на государственное хранение в госархив, это возможно только после того, как описи дел постоянного хранения за тот же период будут утверждены экспертно-проверочной комиссией данного архивного учреждения. Указанное требование действует потому, что государственный архив может потребовать включить в опись дел постоянного хранения часть документов, которые отобраны для уничтожения.
• Для предприятий, не передающих документы на постоянное хранения (и таких организаций большинство), после того, как документы по личному составу упорядочивают за тот или иной период, все происходит без согласования с архивными учреждениями.

Дела, которые включены в акт, предприятие может уничтожить. Данные документы больше нельзя использовать в хозяйственной деятельности организации. Поэтому будет лишь два направления для последующих действий.

Как уничтожить

Документы сотрудники предприятия могут уничтожать самостоятельно, например, сжечь или же использовать уничтожитель бумаг.

Имейте в виду, что в первом случае вы можете получить проблемы с пожарной службой, а второй вариант достаточно длительный и подходит для уничтожения маленьких объемов.

При самостоятельном уничтожении бумаг потребуется составление акта в произвольной форме для фиксации факта уничтожения.

Как правило, дела, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку в специализированные фирмы.

В такой ситуации передачу документов оформляют с помощью накладной или приемо-сдаточного акта, в котором указывают дату, количество дел и их общий вес.

Чтобы передача дел на переработку и уничтожение проходила конфиденциально, эта процедура должна проходить под контролем сотрудника предприятия.

Наглядный пример той информации о порядке уничтожения документов организации, которая представлена в данной статье, вы сможете найти в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Мы надеемся, что предложенная нами информация поможет вам с легкостью составить акт на уничтожение документов, не прибегая к помощи каких-либо платных посредников.